Esta política (la “Política de Privacidad”) se aplica al tratamiento de datos personales que Sofias realiza a través del sitio web sofias.ai y de la plataforma SOFIAS (chat.sofias.ai), así como en el marco de sus relaciones comerciales.
No se ha designado Delegado de Protección de Datos por no concurrir los supuestos legalmente previstos para ello.
Es importante distinguir dos situaciones, porque de ellas depende quién decide sobre los datos:
Sofias actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos de las personas que visitan el sitio web, usan el asistente conversacional público, se suscriben al boletín, envían una candidatura, contratan la plataforma o participan en el programa de partners de Sofias (“Programa Sofias Partners”). Esos tratamientos son los que se describen en el apartado 3 (“Qué datos tratamos, para qué y con qué base legal”).
Sofias actúa como Encargado del Tratamiento respecto de los datos personales que la organización cliente (en adelante, la “Organización Cliente”) introduce o hace accesibles a través de la plataforma. En ese caso la Organización Cliente es el responsable y decide sobre las finalidades; Sofias solo trata esos datos siguiendo sus instrucciones. Ese tratamiento se rige por las “Condiciones Generales de Uso de la Plataforma SOFIAS”, que constituye el acto jurídico vinculante exigido por la normativa de protección de datos, y no por esta Política de Privacidad.
Tratamos la dirección IP, datos técnicos del navegador y las páginas visitadas para garantizar el funcionamiento y la seguridad del sitio, sobre la base de nuestro interés legítimo en mantener un servicio seguro y operativo.
Con tu consentimiento, recabado en el aviso de cookies, analizamos de forma estadística el uso del sitio mediante Google Analytics 4. Sin consentimiento, la herramienta no se activa.
Tratamos el contenido de los mensajes, un identificador técnico de la conversación y el nombre y correo electrónico que facilites voluntariamente, con el fin de atender tu consulta y, en su caso, derivarla al área competente. La base legal es nuestro interés legítimo en atender las consultas recibidas y, cuando la consulta se refiere a la contratación, la ejecución de tratos preliminares a tu solicitud.
El contenido se procesa mediante sistemas de inteligencia artificial sobre infraestructura ubicada en la Unión Europea y se almacena cifrado. No se utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial.
Tratamos tu correo electrónico para enviarte comunicaciones informativas y comerciales, sobre la base de tu consentimiento, revocable en cualquier momento sin coste ni justificación.
Tratamos el nombre, correo, currículum vitae y la información que nos facilites para gestionar el proceso de selección, sobre la base de tu consentimiento y de la aplicación de medidas precontractuales.
Para prestar el servicio tratamos los datos de contacto e identificativos de las personas usuarias designadas por la Organización Cliente, con independencia de su perfil —Administrador u Operador—, sobre la base de la ejecución del contrato suscrito con dicha organización.
Tratamos igualmente el registro de la aceptación de los textos legales por parte de esas personas, incluyendo la fecha y la versión aceptada, sobre la base del cumplimiento de obligaciones legales y de nuestro interés legítimo en poder acreditar dicha aceptación.
Los datos que la Organización Cliente introduzca en la plataforma a través de los agentes se tratan en régimen de encargo, según se explica en el apartado 2 (“Doble papel de Sofias”).
Tratamos datos identificativos, fiscales y de facturación para gestionar el programa y liquidar comisiones, sobre la base de la ejecución del contrato y del cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y contables.
Las facturas que los socios presentan en el portal pueden comprobarse con el apoyo de un sistema de inteligencia artificial propio de Sofias, que extrae y coteja sus datos y se ejecuta sobre los proveedores europeos de procesamiento indicados en el apartado 6. La aceptación o el rechazo definitivos de cada factura los decide siempre una persona de Sofias.
La infraestructura de Sofias —tanto el sitio web como la plataforma— está alojada en centros de datos de Hetzner Online GmbH situados en Alemania.
El procesamiento de los agentes de inteligencia artificial se realiza exclusivamente sobre proveedores establecidos en la Unión Europea, sin que el contenido de las conversaciones salga del territorio de la Unión en ningún momento del proceso.
Algunos servicios auxiliares del sitio web, del boletín y de la tramitación de pagos corresponden a proveedores con matriz en Estados Unidos, según se detalla en el apartado siguiente. Esos servicios no intervienen en el procesamiento de los agentes. En esos casos la transferencia internacional se ampara en las decisiones de adecuación aplicables y, en su defecto, en cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
| Proveedor | Servicio | Ubicación |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Alojamiento del sitio web y de la plataforma | Alemania |
| Lyceum | Procesamiento de los agentes de IA (inferencia de modelos) | Alemania |
| OVHcloud | Procesamiento de los agentes de IA (inferencia de modelos) | Francia |
| Regolo | Procesamiento de los agentes de IA (inferencia de modelos) | Unión Europea |
| TensorX | Procesamiento de los agentes de IA (inferencia de modelos) | Unión Europea |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Google Analytics 4 y reCAPTCHA | Irlanda / EE. UU. |
| HubSpot Ireland Ltd. | Formulario de boletín y gestión de contactos comerciales (CRM) | Unión Europea / EE. UU. |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Tramitación de pagos y liquidación de comisiones a socios | Irlanda / EE. UU. |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Correo corporativo y, si el usuario lo autoriza, conectores a su propio correo y documentos | Unión Europea |
El listado actualizado de subencargados que intervienen en la prestación del servicio de plataforma está disponible en la propia plataforma, conforme a lo previsto en las “Condiciones Generales de Uso de la Plataforma SOFIAS”.
Además, tus datos podrán comunicarse a las administraciones públicas cuando exista obligación legal.
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, así como retirar el consentimiento prestado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.
Basta con escribir a support@sofias.ai indicando el derecho que deseas ejercer y acompañando un documento que acredite tu identidad. Responderemos a más tardar en el plazo de un mes desde la recepción de la solicitud. Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario.
Si tus datos han sido introducidos en la plataforma por una Organización Cliente, dirige tu solicitud a esa organización, que es la responsable. Si nos llega a nosotros, te indicaremos a quién debes dirigirte y asistiremos a dicha organización en la atención de tu solicitud.
Si consideras que tu solicitud no ha sido debidamente atendida, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo: cifrado de las comunicaciones y del contenido de las conversaciones almacenadas, control de accesos por roles, registro de actividad y separación de los datos de cada Organización Cliente.
Los asistentes y agentes generan respuestas de forma automatizada, pero Sofias no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas ni que las afecten significativamente. Toda decisión con efectos contractuales requiere intervención humana.
Cuando una Organización Cliente utilice los agentes para finalidades de alto riesgo —por ejemplo, en procesos de selección de personal o de evaluación del desempeño—, es la propia Organización Cliente quien asume la condición de responsable del despliegue y las obligaciones que de ello se derivan, incluida la supervisión humana efectiva, según se detalla en las “Condiciones Generales de Uso de la Plataforma SOFIAS”.
El uso de cookies y de tecnologías de almacenamiento equivalentes se describe en la “Política de Cookies”.
Podemos modificar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios normativos o del servicio. La versión vigente es la publicada, con su número de versión y su fecha. Cuando el cambio sea relevante, lo comunicaremos por los medios de contacto disponibles.
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